บทที่ 5 เรื่อง ขั้นตอนการดำเนินงานประชาสัมพันธ์

ขั้นตอนการประชาสัมพันธ์

     การวางแผน คือ ขบวนการหนึ่งในการบริหารงานให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และนโยบายที่ได้กำหนดไว้ แผนเป็นเรื่องการใช้ความรู้ในทางวิทยาการและวิจารณญาณวินิจฉัยเหตุการณ์ในอนาคต แล้วกำหนดวิธีการโดยถูกต้องและมีเหตุผล เพื่อให้การดำเนินการตามแผนเป็นไปอย่างสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพที่สุด ในการดำเนินการประชาสัมพันธ์ นั้น การวางแผนเป็นงานขั้นตอนที่ต่อจากการสำรวจวิจัยค้นคว้าหาข้อมูล 

กระบวนการประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนคือ 

           1. การศึกษาสำรวจวิจัย เป็นขั้นตอนแรกของการประชาสัมพันธ์กล่าวคือการจะดำเนินการต่างๆ จะต้องศึกษา สำรวจ วิจัย ปัญหา ทัศนคติของเจ้าหน้าที่ ประชาชน ชุมชน หน่วยงานต่างๆ ว่ามีแนวคิดเกี่ยวกับงาน คน หน่วยงานต่างๆ ของเราในทางบวก ทางลบอย่างไร ทั้งนี้เพื่อเป็นข้อมูล ในการดำเนินการขั้นต่อไป

          2. การวางแผน เมื่อทราบปัญหา ทัศนคติต่างๆ แล้ว จะต้องมีการวางแผนว่าจะดำเนินการ รณรงค์อย่างไร เช่น วัน เวลา สถานที่ดำเนินการ กิจกรรมการใช้วัสดุ อุปกรณ์ กำลังคน งบประมาณ ฯลฯ เพื่อให้งานออกมามีประสิทธิภาพเป็นไปตามวัตถุประสงค์

        3. การดำเนินการ เป็นขั้นตอนในการใช้สื่อ ช่องทางการประชาสัมพันธ์ให้เหมาะสม เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น การนำชมสถานที่ จัดหน่วยประชาสัมพันธ์เคลื่อนที่ เผยแพร่ข่าว กิจกรรม ผ่านสื่อมวลชนต่างๆ ฯลฯ

          4. การประเมินผล สามารถประเมินผลการดำเนินงานได้ตลอดเวลาทั้งก่อนดำเนินการ ในระหว่างดำเนินงาน หรือสิ้นสุดโครงการแล้ว ทั้งนี้เพื่อให้กิจกรรมนั้นประสบผลสำเร็จ ตามวัตถุประสงค์ดีที่สุด

ในการดำเนินงานประชาสัมพันธ์นั้นจะต้องยึดหลัก S M C R กล่าวคือ 

          1. Source หรือตัวเรา จะต้อง 

                    1.1  มีความรู้ คือจะต้องรู้เรื่อง -การประชาสัมพันธ์และมีทักษะ ประสบการณ์การสื่อสาร ถ่ายทอดพอสมควร -บทบาท หน้าที่ ภารกิจหน่วยงานของเรา -หน้าที่หลัก หน้าที่รอง ของเรา -งานที่เราจะไปดำเนินการ และสภาพชุมชน แวดล้อมต่างๆ 
                    1.2  มีความเข้าใจ คือจะต้องเข้าใจ -จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาส อุปสรรค ในการดำเนินงาน -เจ้าหน้าที่ทุกคนในหน่วยงานมีความเข้าใจ สามารถอธิบาย ชี้แจง โต้ตอบได้ 
และมีเป้าหมายการทำงานอันเดียวกัน -ขีดจำกัดในการดำเนินงาน เช่น กำลังคน งบประมาณ กฎระเบียบ ฯลฯ 

          2. Message หรือ เนื้อหา จะต้อง 

                    -ศึกษา ค้นคว้า เนื้อหาสาระให้แม่นยำ สามารถอ้างอิงได้ 
                    -สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้ 
                    -สามารถเชื่อมโยงการดำเนินงานกับหน่วยงานอื่น

          3. Channel หรือ ช่องทางการสื่อสาร มีมากมาย เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ การแข่งขัน การประกวด การพาชมสถานที่ การจัดหน่วยชุมชนสัมพันธ์ ฯลฯ ซึ่งการจะใช้ ช่องทางใดในการสื่อสารนั้น ควรคำนึงถึง

                    3.1 ความเหมาะสมกับสภาพพื้นที่ ชุมชน ผู้คน 
                    3.2 การรับรู้ ความเข้าใจของผู้คน 
                    3.3 ประสิทธิภาพ ประสิทธิผล การเกิดประโยชน์สูงสุดและประหยัด

         4. Receiver หรือผู้รับสาร มีความสำคัญที่สุดเนื่องจากเป็นจุดสุดท้ายในการสื่อสาร ซึ่งสามารถประเมินผลได้ว่า  การประชาสัมพันธ์นั้นประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือไม่